Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für virtuelle Assistenzdienstleistungen
Stand: 3. November 2023
1. Allgemeines
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen der fs FINE SERVICES OÜ (nachfolgend "Auftragnehmerin") und dem Kunden (nachfolgend "Kunde") für die Erbringung von virtuellen Assistenzdienstleistungen (nachfolgend "Dienstleistungen").
1.2 Soweit anderweitige Absprachen getroffen worden sind, welche von den Bestimmungen dieser AGB abweichen oder ihnen widersprechen, finden diese Anwendung. Zwingende Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen der abweichenden Absprache in Textform sowie eine Zustimmung der anderen Partei.
1.3 Etwaige Geschäfts- und Einkaufsbedingungen des Kunden werden nicht akzeptiert, sofern dies im Einzelfall nicht ausdrücklich und schriftlich anders vereinbart wird. Den AGB des Kunden widerspricht die Auftragnehmerin ausdrücklich. Eines weiteren Widerspruchs gegen die AGB des Kunden durch die Auftragnehmerin bedarf es nicht.
2. Angebot und Auftragsannahme
2.1 Die Auftragnehmerin erstellt in der Regel für Neukunden oder in Fällen von Festpreisvereinbarungen ein Angebot. Dieses Angebot wird dem Kunden sodann zur Prüfung und Annahme via E-Mail übersandt. Die Annahme bedarf der Textform binnen drei Kalendertagen.
2.2 Bestandskunden stellen eine Buchungsanfrage mit konkreter Aufgabenbeschreibung und unter Nennung des gewünschten Stundenpakets über das Kontaktformular oder via E-Mail an hello@franziskastein.de. Nach Verfügbarkeitsprüfung erhält der Kunde eine Bestätigungsmail samt Rechnung von der Auftragnehmerin.
3. Leistungsumfang und Abrechnung
3.1 Die Auftragnehmerin erbringt Dienstleistungen wie auf der Webseite franziskastein.de ersichtlich. Es gelten die aktuellen Stundenpakete soweit nichts anderes vereinbart wurde. Die Abrechnung erfolgt minutiös unter Zuhilfenahme eines Zeiterfassungstools.
3.2 Bei Buchung eines Stundenpakets ist, sofern nicht anders schriftlich vereinbart, nach Vertragsannahme und Rechnungsstellung die Zahlung umgehend und ohne Abzüge fällig. Mit der Leistungserbringung kann erst nach Zahlungseingang begonnen werden – soweit nicht anders vereinbart. Dem Kunden wird auf Anfrage das jeweils aktuelle verbleibende Stundenkontingent mitgeteilt. Vom Kunden nicht in Anspruch genommene Stundenkontingente werden nicht gutgeschrieben. Ein Stundenpaket ist grundsätzlich 1 Monat ab Zahlungseingang – hilfsweise ab Buchungsbestätigung - gültig.
3.3 In Fällen von Festpreisvereinbarungen kann die Auftragnehmerin die Zahlung eines Vorschusses verlangen, bevor mit der Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen begonnen wird. Die Höhe und die Bedingungen für die Zahlung des Vorschusses werden in jedem individuellen Angebot oder Vertrag festgelegt. Der geleistete Vorschuss wird auf die endgültige Vergütung angerechnet.
3.4 Die Rechnungsstellung, Zusendung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen erfolgt ausschließlich in elektronischer Form. Hierzu erklärt sich der Kunde ausdrücklich einverstanden.
3.5 Kunden mit Sitz außerhalb Estlands sind für die korrekte Abführung der jeweils gültigen VAT an die Finanzbehörde ihres Landes selbst verantwortlich. Die Auftragnehmerin verrechnet an unternehmerische Kunden außerhalb Estlands im Sinne des Reverse Charge Verfahrens ausschließlich netto, ohne VAT.
4. Leistungserbringung, Leistungszeit sowie Verzug und Höhere Gewalt
4.1 Die Auftragnehmerin ist berechtigt, Subunternehmer einzuschalten und den Auftrag ganz oder teilweise an Dritte weiterzugeben. Der Kunde kann einer Weitervergabe widersprechen, sollten dadurch seine schutzwürdigen Interessen beeinträchtigt werden.
4.2 Der Beginn einer eventuell angegebenen Leistungszeit setzt die Abklärung aller technischen, rechtlichen und gestalterischen Fragen und die rechtzeitige und ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen des Kunden voraus. Die Einrede des nicht erfüllten Vertrages für die Auftragnehmerin bleibt vorbehalten.
4.3 Liefer- und Leistungszeiten als auch deren Änderungen sind nur dann verbindlich, wenn sie im Vorfeld vereinbart wurden.
4.4 Sofern die Auftragnehmerin für ihre Leistungserbringung auf Leistungen eines oder mehrerer Vorlieferanten angewiesen ist, gelten vereinbarte Leistungsfristen vorbehaltlich einer fristgerechten Selbstbelieferung durch die Vorlieferanten der Auftragnehmerin. Der Vorbehalt gilt nicht für solche Verzögerungen, die die Auftragnehmerin selbst zu vertreten hat.
4.5 Höhere Gewalt oder bei der Auftragnehmerin oder den Subunternehmern der Auftragnehmerin eintretende Betriebsstörungen, die die Auftragnehmerin ohne eigenes Verschulden vorübergehend daran hindert, die Leistung zu einem eventuell vereinbarten Termin oder innerhalb einer eventuell vereinbarten Frist zu liefern, verändern die Leistungszeiten um die Dauer der durch die Umstände bedingten Leistungsstörung. Führt eine entsprechende Störung zu einem Leistungsaufschub von mehr als zwei Wochen oder fällt schon vorher das Interesse des Kunden an der Vertragserfüllung objektiv weg, ist der Kunde berechtigt vom Vertrag zurückzutreten.
5. Obliegenheiten des Kunden
5.1 Der Kunde verpflichtet sich, der Auftragnehmerin alle notwendigen Informationen, Materialien und Ressourcen in angemessener und rechtzeitiger Weise zur Verfügung zu stellen, um die ordnungsgemäße Erbringung der Dienstleistungen zu ermöglichen.
5.2 Der Kunde stellt sicher, dass alle bereitgestellten Informationen und Materialien korrekt und aktuell sind und den Erfordernissen der Auftragnehmerin für die Erbringung der Dienstleistungen entsprechen.
5.3 Sofern der Kunde der Auftragnehmerin Bild-, Text- oder Tondateien zur Verfügung stellt, welche die Rechte Dritter verletzen, ist der Kunde verpflichtet, die Auftragnehmerin auf erstes Anfordern von jeglicher Inanspruchnahme Dritter freizuhalten. Dies umfasst insbesondere auch die Kosten der Rechtsverfolgung.
5.4 Der Kunde ist verantwortlich für die Bereitstellung aller Zugriffsrechte, Lizenzen oder Genehmigungen, die erforderlich sind, um auf Systeme, Software oder Daten zuzugreifen, die für die Erbringung der Dienstleistungen relevant sind.
5.5 Der Kunde ist verpflichtet, im Rahmen der Eigensicherung erforderliche Datensicherungen selbständig durchzuführen, insbesondere auch vor Auftragsbeginn. Eine Haftung der Auftragnehmerin für verlorene Daten besteht insoweit nicht, als sie bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden noch verfügbar wären.
5.6 Bei Verletzung dieser Pflichten behält sich die Auftragnehmerin das Recht vor, die Erbringung der Dienstleistungen auszusetzen oder zu beenden, bis der Kunde die erforderlichen Informationen oder Ressourcen bereitstellt.
6. Obliegenheiten der Auftragnehmerin
6.1 Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, alle vom Kunden bereitgestellten Informationen und Daten vertraulich zu behandeln und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Daten zu ergreifen.
6.2 Die Auftragnehmerin hat für eine lückenlose und nachvollziehbare Aufzeichnung der für den Kunden aufgebrachten Arbeitszeit zu sorgen.
6.3 Die Auftragnehmerin stellt sicher, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Dies umfasst die Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sicherstellung angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Zusammenarbeit mit dem Kunden bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten.
6.4 Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die vereinbarten Dienstleistungen nach besten Kräften und in Übereinstimmung mit den vereinbarten Zeitplänen zu erbringen. Im Falle von Krankheit, Urlaub oder anderweitiger vorübergehender Abwesenheit der Auftragnehmerin, die die ordnungsgemäße Erbringung der Dienstleistungen beeinträchtigen könnte, wird die Auftragnehmerin angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Kontinuität der Dienstleistungen sicherzustellen. Dies kann die Benennung eines geeigneten Vertreters oder die Anpassung der Zeitpläne umfassen. Der Kunde wird so früh wie möglich über solche Abwesenheiten informiert, und es werden gemeinsam Lösungen zur Minimierung von Störungen und Verzögerungen erarbeitet.
7. Vertragsdauer und Kündigung
7.1 Die Vertragsdauer ergibt sich aus dem Wesen des jeweils vereinbarten Auftragsverhältnisses.
7.2 Bei einem auf unbestimmte Zeit geschlossenen Auftragsverhältnisses kann von beiden Parteien unter Einhaltung einer schriftlichen Kündigungsfrist von zwei Wochen ohne Angaben von Gründen gekündigt werden. Eine E-Mail an die jeweilige Geschäftsadresse ist ausreichend.
7.3 Des Weiteren haben beide Parteien das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen.
7.4 Im Falle einer fristlosen Kündigung - aufgrund eines wichtigen Grundes - sind beide Parteien verpflichtet, unverzüglich alle ausstehenden Zahlungen und Verpflichtungen gemäß den AGB zu begleichen.
8. Haftung
8.1 Die Auftragnehmerin haftet nur für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurden.
8.2 Für Schäden, die durch Zeitüberschreitung der Auftragnehmerin erfolgen, ist die Auftragnehmerin verantwortlich. Im Falle eines Krankheitsfalls der Auftragnehmerin, ist eine Schadensregulierung, nach Genesung, umgehend erforderlich. Im Übrigen verpflichtet sich die Auftragnehmerin bei Mängeln zur kostenlosen Nacharbeit und Beseitigung der von ihr verursachten Mängel.
9. Geistiges Eigentum
9.1 Alle geistigen Eigentumsrechte an erstellten Inhalten oder Unterlagen verbleiben beim Kunden, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart und die Zahlung bereits geleistet wurde.
10. Streitbeilegung und Mediation
10.1 Im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten zwischen der Auftragnehmerin und dem Kunden im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung oder den erbrachten Dienstleistungen, verpflichten sich beide Parteien zunächst eine gütliche Lösung anzustreben. Kann eine solche Lösung nicht herbeigeführt werden, verpflichten sich beide Parteien, vor Beschreitung des Rechtsweges, ihre Differenzen mit Hilfe einer Mediation zu schlichten. Nichtzahlung der Vergütung durch den Kunden gilt als keine Streitigkeit im Sinne dieser Bestimmung.
10.2 Bevor eine Partei eine Klage oder ein Schiedsverfahren gegen die andere Partei einleitet, muss eine schriftliche Benachrichtigung über die Streitigkeit an die andere Partei per E-Mail an die Geschäftsadresse gesendet werden. Nach Erhalt dieser Benachrichtigung verpflichten sich beide Parteien, sich innerhalb von 10 Tagen zusammenzusetzen und eine Mediation in gutem Glauben durchzuführen, um die Streitigkeit beizulegen. Die Mediation muss online durchführbar sein. Die Mediationssprache ist Deutsch, soweit nicht anders vereinbart.
10.3 Sollte die Mediation nicht zur Einigung führen, können die Parteien anschließend den Rechtsweg beschreiten. Die Mediation gilt als gescheitert, wenn (a) die Parteien einvernehmlich die Mediation für beendet erklären, (b) der Mediator die Mediation für gescheitert erklärt oder (c) eine Einigung nicht binnen drei Monaten nach Beginn der ersten Mediationssitzung zustande kommt, soweit die Parteien die Frist nicht einvernehmlich verlängern.
10.4. Die Kosten einer erfolglosen Mediation sind gegenüber dem Mediator hälftig zu tragen. Ungeachtet dessen können diese Kosten ggfls. als Rechtsverfolgungskosten im anschließenden Verfahren zur Erstattung beantragt werden.
11. Datenschutz
11.1. Der Kunde stimmt zu, dass nachfolgende persönliche Daten, Unternehmensname, Vorname, Nachname, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse(n), Postanschrift, VAT-Nummer und Zahlungsdaten zur Auftragsabwicklung und zur Personalisierung von Online-Angeboten der Auftragnehmerin gespeichert und verarbeitet werden.
11.2. Die Auftragnehmerin verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Die Bedingungen für diese Auftragsverarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – der Bestandteil dieser AGB ist und zwingend zusammen mit dieser als PDF ausgehändigt wird, hilfsweise auf der Webseite franziskastein.de abgerufen werden kann - geregelt.
11.3. Der Kunde wird ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass die Auftragnehmerin alles nach aktuellem Stand der Technik dafür unternimmt, die erhaltenen Kundendaten zu schützen.
12. Änderungen der AGB
12.1 Die Auftragnehmerin behält sich das Recht vor, diese AGB mit angemessener Ankündigungsfrist zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden via E-Mail ausgehändigt.
13. Schlussbestimmungen
13.1 Diese AGB und sämtliche Verträge zwischen der Auftragnehmerin und dem Kunden unterliegen deutschem Recht, vorausgesetzt der Kunde hat seinen Geschäftssitz in Deutschland. Gerichtsstand soll in diesem Fall der Einfachheit halber Sitz des Kunden sein. Für den Fall, dass sich der Geschäftssitz des Kunden außerhalb von Deutschland befindet, gilt estnisches Recht und der Gerichtsstand ist sodann Estland.
13.2 Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder ihre Wirksamkeit später verlieren, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Stand: 3. November 2023
1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Dieser AVV ist ein untrennbarer Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden vereinbarten Dienstleistungen. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Dauer des Vertragsverhältnisses gemäß den AGB.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Die Art und der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus den zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden vereinbarten Dienstleistungen, wie in den AGB beschrieben.
3. Vertraulichkeit
Die Auftragnehmerin verpflichtet sich zur Vertraulichkeit aller personenbezogenen Daten, die im Rahmen dieses AVV verarbeitet werden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung dieses AVV.
4. Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Die Auftragnehmerin wird angemessene Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Im Einzelnen:
a) Zugangskontrolle - Schutz von Endgeräten
Persönliche Endgeräte, einschließlich Laptops, werden regelmäßig auf Malware und Viren überprüft.
Betriebssysteme und Anwendungen werden auf dem neuesten Stand gehalten, um Sicherheitslücken zu minimieren.
Die Verschlüsselung von Daten auf Endgeräten wird angewendet.
b) Zugriffskontrolle und Authentifizierung
Alle Zugriffe auf personenbezogene Daten erfolgen über sichere, passwortgeschützte Zugänge.
c) Weitergabe- und Verfügbarkeitskontrolle (Datenübertragung und -speicherung)
Die Übertragung von personenbezogenen Daten erfolgt verschlüsselt, wenn sie über unsichere Netzwerke erfolgt.
Sensible Daten werden sicher auf Servern gespeichert, die physisch und elektronisch geschützt sind.
Regelmäßige Backups werden durchgeführt, um Datenverlust zu verhindern.
d) Auftragskontrolle
Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf personenbezogene Daten.
Die Verarbeitung von Daten erfolgt nur gemäß den Anweisungen des Kunden.
e) Meldung von Datenschutzverletzungen
Datenschutzverletzungen werden innerhalb der gesetzlichen Fristen an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet.
f) Datenschutz durch Design und Voreinstellungen
Datenschutzaspekte werden in neue Prozesse und Systeme integriert.
Standardmäßige Datenschutzeinstellungen werden verwendet, um die Verarbeitung personenbezogener Daten zu minimieren.
g) Auftragsverarbeiter und Subunternehmer
Bei der Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Subunternehmern wird sichergestellt, dass diese ebenfalls geeignete TOMs implementieren.
5. Unterstützung des Auftraggebers
Die Auftragnehmerin unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß der DSGVO, insbesondere in Bezug auf die Rechte der betroffenen Personen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Meldung von Datenschutzverletzungen.
6. Rückgabe oder Löschung von Daten
Nach Beendigung der Dienstleistungen wird die Auftragnehmerin alle personenbezogenen Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet wurden entweder löschen oder zurückgeben, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der Daten.
7. Datenschutzkontrolle
Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung dieses AVV durch die Auftragnehmerin zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt nach vorheriger schriftlicher Ankündigung und angemessener Vorlaufzeit.
8. Haftung
Die Haftung der Parteien für Datenschutzverletzungen und Schäden wird in den Bestimmungen dieses AVV sowie den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften geregelt.
Originaldokument (Stand 3. November 2023) als Bild: AGB, Seite 1 , AGB, Seite 2 , AGB, Seite 3 , AVV